Boas práticas e limitações para pastas e arquivos no SharePoint e OneDrive

Modificado em Seg, 22 Jul na (o) 6:20 PM

Descrição

Esta documentação descreve boas práticas para nomenclatura das pastas e arquivos, assim como as limitações nas plataformas do OneDrive e SharePoint

Limitações

Diretórios com mais de 256 caracteres podem causar problemas na sincronia do OneDrive e SharePoint em seu computador, note que pelo navegador este limite é de 400 caracteres o que pode levar esta incompatibildiade no sincronismo.

Importante saber que, para o computador o nome ou caminho de um arquivo é composto por todas as pastas que ele esta incluindo o nome dele, vamos ao seguinte exemplo

Pasta1 -> Subpasta1 -> contrato.txt

Neste exemplo o nome do arquivo para o computador é: Pasta1/Subpasta1/contrato.txt

Boas práticas para uso de pastas e arquivos em soluções de tecnologia

Como realizar a nomenclatura das pastas?

As pastas devem conter nomes simples e não serem usadas para controle de versão;
Recomendamos que os nomes tenham no máximo 20 caracteres;
Exemplos recomendados: "Clientes CPF"; "Clientes CNPJ", "Materiais de marketing";
Exemplos não recomendados: "Clientes CPF sessão 2 - DD/MM/YYY - ID: 1234568789;

Como criar a estrutura de pastas e sub-pastas?

Recomendamos que as pastas sejam organizadas em no máximo 5 níveis, exemplo:
- Comercial -> Propostas -> Clientes -> Cliente A -> Cotações
A utilização de mais de 5 níveis irá impactar no tamanho total do caminho do arquivo e também na facilidade em buscas futuras pela informação.

Como realizar a nomenclatura de arquivos?

É necessário que o nome do arquivo não passe de 256 caracteres, isto é uma limitação de sistemas que impacta este uso.
O nome do arquivo para os sistemas é composto pelo caminho dele + nome do arquivo, exemplo:
- Clientes\1. Nome - CPF\Ano.mes.dia - Judicial ou extrajudicial - Proc. X ou nome do produto - Assunto\Ano.mês.dia - Proc. X - (Processo principal)\Ano.mes.dia - Nome do ato - Assunto\1. Peca - V1 - THM - Nome da peça ou do instrumento extrajudicial.docx
- Neste exemplo o nome do arquivo para o sistema extrapola os 256 caracteres;
Exemplo denttro das limitações: Clientes\Ano\2024\Propostas\documento_de_proposta.txt

Equipe Clara Cloud