Dicas e truques sobre a ferramenta Google Vault

Google Vault

1. Dentro da Ferramenta Google Vault temos 3 opções para configurar e buscar dados.
   

3. Começando pela opção de Retenção, temos 3 opções de regras, Regras Padrão, Regras personalizadas e Configurações.

4. Dentro das Regras Padrão temos as regras já prontas criadas automaticamente pelo Google ao ser criado o domínio. Como padrão os serviços já vêm com Status: Ativo, Duração: indefinidamente e a Ação após a expiração: Sem expiração.

5. Isso significa que que os arquivos e informações estão sendo guardadas corretamente, por um tempo indeterminado e sendo assim o tempo não será expirado, logo a ação após o tempo chegar ao fim, nada acontecerá. Estas informações podem ser alteradas, mas é recomendado que faça suas alterações em Regras personalizadas.

6. Dentro de Regras personalizada pode criar uma regra mais específica para as unidades organizacionais do domínio ou de todo o domínio. Seguindo ainda o padrão de Status Duração e Ação após expiração. Sendo regras mais especificas que você pode ou não querer que afete todo seu domínio.
   

7. Indo para última opção dentro de Retenção, temos as configurações, esta aba nos representa algumas regras de onde serão guardados estas informações, como mostrado abaixo no exemplo Google Meet, você pode escolher onde serão guardados os dados desta ferramenta, como guardar os registros dentro da própria ferramenta ou no drive para que fique mais centralizada.

8. Finalizando a categoria Retenção temos os Casos, é aqui onde buscamos as informações que foram retidas.

9. Para começarmos devemos criar um novo registro de consulta, dando a ele um nome e uma descrição(opcional).

10. Após criado, você poderá começar a fazer suas consultas, como no exemplo mostrado abaixo temos os dados de e-mails do usuário selecionado e como não foi adicionado um período serão puxadas todas as informações de qualquer data, por fim podemos adicionar filtros para pesquisa, como quem enviou o e-mail e assuntos iguais. Após preencher os dados que deseja pode escolher entre pesquisar, apenas contar os que seguem os padrões escolhidos e realizar uma exportação que ficará salvo nos seus registros e relatórios.

11. Sobre exportação é importante saber que ela ficará na aba de Exportações, como pode ver no exemplo abaixo, temos algumas opções a serem selecionadas como a região e a extensão deste arquivo dependendo do serviço solicitado.

12. Diferente de Retenção dentro da aba retenções você pode realizar a criação de uma regra apenas para um único usuário caso queira. Segue o mesmo padrão de criação de retenção, a real diferença, é a retenção destas informações para usuários que não estão em OU 's e etc.

13. Como falado anteriormente, as exportações criadas vem para essa aba de Exportações, onde é recomendado que faça o download dentro de 15 dias pois após este período a exportação é excluída.

14. Por último temos a parte de Auditoria, onde você pode fazer a pesquisa de forma mais direta do que for preciso, pois aqui é onde encontramos mais opções para a ação da auditoria. Assim como outras configurações, você deve selecionar quem quer auditar e o período de tempo. A principal diferença é que no final do processo você só pode criar uma planilha para ter este acesso destas informações.

15. Por fim temos a Janela de Relatórios, onde tudo que você guardou será centralizado.

16. Assim como na janela de Casos, tem a mesma opção de auditoria com os mesmos recursos, por fim temos onde são guardados os documentos que foram realizados nas regras anteriores. Sendo uma área mais focada em busca de dados já pesquisados e guardados, sendo divididos em Usuários, Grupos e Unidades Organizacionais.